Le parole chiave dello Smart Working

Data: 19-05-2016  

Le parole chiave dello Smart Working

Il seminario di approfondimento sullo stato dell’arte dello Smart Working in Italia

Giovedì 19 maggio 2016, Milano – Lo Smart Working è una pratica sempre più diffusa e attuale nel panorama delle aziende operanti in Italia e la sua introduzione ha portato a cambiamenti radicali nel modo di pensare e di mettere in pratica il lavoro. È un processo ancora in atto, dove troviamo alcune aziende particolarmente illuminate, pioniere nell’adozione dello Smart Working e altre che si stanno pian piano avvicinando a quel che sarà il futuro del mondo del lavoro. Il cambiamento si è messo in moto ormai da qualche anno, ma non tutti sono aggiornati sulle recenti evoluzioni e sui trend di sviluppo. Per questo motivo Kinnarps, azienda socia di Assosvezia, ha pensato di realizzare un seminario sul tema per fare il punto della situazione. In collaborazione con la Camera di Commercio Italo-Svedese Assosvezia e WOW! (Ways of Working) Webmagazine, il mensile digitale dedicato alle evoluzioni del modo di lavorare fondato e diretto da Renata Sias, il seminario si è svolto presso il magnifico showroom di Kinnarps, immerso nella vegetazione e situato nei pressi del Naviglio Grande di Milano. L’incontro è stato animato da una serie di testimonial di alto profilo che si sono succeduti in questo ordine:

  • Roberto RotaGeneral Manager di Atlas Copco Italia, che ha raccontato il processo di Change Management in corso all’interno dell’azienda da lui diretta, la quale ha recentemente adottato le modalità dello Smart Working;
  • Daniela PagniniSmartworking Manager di Ericsson, la quale ha illustrato l’evoluzione del processo di trasformazione verso un modo di lavorare sempre più digitale;
  • Peter KnechtManager International Concept di Kinnarps, ha presentato i risultati delle più recenti ricerche sui trend per la riorganizzazione dei luoghi di lavoro;
  • Davide RimontaHead of Head Offices Projects and Digital Real Estate presso UniCredit Business Integrated Solutions, che ha esposto l’esteso progetto, già in gran parte realizzato, di rivoluzione in termini di Smart Working di un grande istituto bancario;
  • Lorenzo Ceraudo Avvocato presso Studio Legale Rödl & Partner, ha approfondito la situazione corrente della regolamentazione dello Smart Working in Italia.

Il seminario è stato aperto dalla padrona di casa Nunzia RicciardiCountry Manager di Kinnarps Italia, che ha dato il benvenuto agli ospiti, introducendo il tema dell’incontro e le attività di Assosvezia, presso cui ricopre il ruolo di Consigliere. Ciò che ha spinto Kinnarps ad organizzare un approfondimento sullo Smart Working è stata innanzitutto la volontà di fare chiarezza sull’argomento, che è di grande attualità e tocca da vicino tutte le realtà lavorative in crescita, e poi per dare qualche suggerimento e degli strumenti di valutazione per fare un assessment sullo situazione che al momento vivono le aziende. La parola è quindi passata a Renata Sias, Architetto, Giornalista e Direttore di WOW! Webmagazine, oltre che moderatore dell’incontro, grande esperta di Smart Working e ideatrice delle Giornate del Lavoro Agile organizzate in collaborazione con il Comune di Milano. In qualità di moderatore, Renata Sias ha fatto una veloce introduzione della tematica e della sua evoluzione nel tempo, mostrando come nei secoli sia cambiato il modo di intendere e organizzare il modo di lavorare. Infatti, lo Smart Working è prima di tutto un processo di cambiamento culturale e, in seguito, tecnologico e non coincide con il concetto di Telelavoro, con cui spesso viene confuso. La flessibilità dell’ufficio e del modo di lavorare sono elementi che variano da azienda ad azienda e per ciascuna di esse va creato un mix ad hoc, adatto alle esigenze dettate dai cambiamenti storici, culturali, tecnologici e di business. I cambiamenti e le trasformazioni attraversate dal modo di lavorare hanno portato all’attuale concetto di Activity Based Office, che scardina la tradizionale idea di space planning e porta a ripensare le strutture fisiche degli uffici nelle loro modalità di utilizzo e nei rapporti umani tra colleghi. Senza la fiducia reciproca e lo stretto contatto, non può esistere il nuovo modo di intendere il lavoro, ora visto come raggiungimento di obiettivi e non più come tempo speso alla scrivania. Bricks, bytes and behaviours sono i pilastri su cui si muove il cambiamento portato dallo Smart Working, che trasforma lo spazio lavorativo in luogo sociale, collettivo e di condivisione.

Behaviours: Changing the Management

Proprio in questa direzione si è mossa la trasformazione di Atlas Copco, un’azienda che ha completamente rivoluzionato gli spazi interni dei propri uffici, abbattendo muri e barriere, al fine di creare un ambiente votato alla socialità e allo scambio. Roberto Rota ha raccontato il percorso di cambiamento che il management dell’azienda ha dovuto affrontare, per essere pronto ad accogliere la metamorfosi e saperla gestire. Tutto è nato dalla necessità di rinnovare gli uffici e gli arredi, ormai datati e poco adatti alle attività che ospitavano, un’ottima occasione per introdurre un mutamento radicale; il risultato è che nessuno più ha assegnata una sua scrivania fissa e personale. Cambia anche il modo di esprimersi: non si parla più di ufficio, ma di spazio adattabile in relazione alle attività da svolgere, grazie al supporto della tecnologia. La transizione ha avuto inizio circa un anno fa e ora si cominciano a raccogliere i risultati, che si traducono in maggiore socialità, cooperazione e apprezzamento per il nuovo layout dell’ufficio. Il miglior modo per assimilare il cambiamento è avere la giusta attitudine e per questo motivo è stato fondamentale creare un sistema di supporto che seguisse tutti i dipendenti di Atlas Copco durante il percorso. Anche nell’ottica della relazione tra impiegato e manager si è dovuto intervenire per sviluppare l’attività di follow up e feedback: non più una supervisione continua, ma fiducia e trasparenza, nell’ottica di uno sforzo comune per il raggiungimento di un obiettivo. Dunque, ogni mattina, ciascun dipendente, arrivando in ufficio, sarà libero di scegliere la postazione da cui lavorare, oppure di lavorare da casa o da un altro luogo, esterno all’azienda, da cui possa svolgere le sue mansioni da remoto. Le linee guida utilizzate per instaurare il nuovo metodo sono state le seguenti:

  • Pianificazione anticipata della giornata e delle sue attività;
  • Autonomia in virtù della propria responsabilità che tutti i dipendenti faranno riferimento nel confronto con il manager;
  • Organizzazione del proprio tempo;
  • Capacità di cogliere le nuove opportunità insite nell’ambiente circostante rinnovato;
  • Misurazione del risultato invece che della quantità di lavoro svolto.

La più grande conquista, che porta vantaggi a tutti i livelli dell’azienda, è la possibilità di essere maggiormente liberi di operare nella maniera che più si ritiene adeguata per lo svolgimento delle proprie mansioni. Bisogna riuscire a comprendere lo spazio fisico, saperlo sfruttare al massimo e in team, avendo ben chiaro in mente che cosa l’azienda si aspetta come output finale. Tale cambiamento delle modalità operative e culturali è stato approfondito attraverso la collaborazione con alcuni Docenti che operano presso l’Università Cattolica di Milano, che ha individuato 5 aree su cui lavorare a tutti i livelli aziendali, attraverso l’attivazione di sessioni di training:

  • Leadership
  • Collaboration & Teamwork
  • Time Management & Planning
  • Empowerment & Trust
  • Management Style Awareness

Bytes: la Tecnologia

Il secondo pilastro dello Smart Working, ovvero il supporto tecnologico indispensabile al fine della messa in pratica, è stato trattato da Daniela Pagnini che si occupa proprio di questo per Ericsson. In un’azienda composta da più di 116.000 dipendenti in tutto il mondo e un assetto globale suddiviso in 10 regioni, l’avvicinamento allo Smart Working è stato naturale e necessario. Il percorso è iniziato nel 2007 con l’avvento dell’Home Working, che si è presto evoluto in qualcosa di più, grazie anche al core business dell’azienda che crea e fornisce servizi IT e digitali, già di per sé parte fondamentale del cambiamento. Oltre alle esigenze interne dell’azienda, il mutamento era già in atto nella società e nella vita di tutte le persone che, gradualmente, hanno cominciato a vivere in un mondo costantemente interconnesso grazie a Internet e all’introduzione degli smartphone. E oltre ad avverare la realtà dell’interscambio, Ericsson è mutata al suo interno seguendo quella che ormai è riconosciuta come la terza rivoluzione industriale, ovvero la trasformazione digitale. Basta un supporto tecnologico in grado di connettersi a internet e di svolgere le funzioni richieste dal proprio ruolo aziendale e il luogo di lavoro si sposta potenzialmente ovunque, riducendosi al pc, tablet o smartphone in dotazione, ovvero i nuovi modi di intendere la propria scrivania. Il nuovo modo di lavorare, quindi, richiede che il focus si sposti sulle soft skill, sulla capacità di auto-gestire il tempo e di impiegare la propria creatività per utilizzare gli strumenti a disposizione. L’equilibrio tra lavoro e vita privata ha dei confini più labili, ma al tempo stesso è maggiormente personalizzabile a seconda delle esigente, dei tempi e dei luoghi. Flessibilità e sostenibilità acquistano ancora più importanza per le aziende che vogliono rimanere competitive e di rilievo nel prossimo futuro, dunque non si potrà più prescindere da una modalità di ufficio caratterizzata da mobilità interna e free sitting, che facilitano il contatto tra colleghi e cancellano la vecchia equazione una persona = una scrivania. Tutto questo è stato possibile principalmente grazie all’impiego dei supporti tecnologici più moderni come le app o i sistemi di videoconferenza, che ormai hanno raggiunto degli standard molto elevati e permettono una qualità del lavoro notevole. Ai dipendenti sono state fornite delle sessioni di formazione o aggiornamento, in modo tale da metterli nella condizione di utilizzare al meglio i nuovi supporti. Infatti la gestione dei cambiamenti e della trasformazione culturale di chi lavora in un’azienda che si sta spostando verso lo Smart Working è un aspetto da curare attentamente. Anche nel caso di Ericsson, la fascia del middle management – key nel processo di change management implementato – è stata quella su cui si è lavorato maggiormente per supportare gli aspetti ritenuti critici, affiancandoli nel processo di trasformazione e nelle eventuali resistenze. Gli obiettivi di performance rimangono inalterati, mentre a variare sono la misurazione del loro raggiungimento e la modalità di controllo per quanto riguarda l’esecuzione del lavoro. Non per  tutti i manager è stato infatti ugualmente semplice adattarsi al nuovo sistema, ma questo è uno degli aspetti che il cambiamento porta con sé e va adeguatamente affrontato perché il processo che porta alla piena realizzazione di aziende completamente digitali è già in corso e non si può fermare o tornare indietro.

Bricks: il Layout dello Spazio

L’avvento delle nuove tecnologie ha reso possibile la flessibilità e la personalizzazione delle modalità di lavoro, di conseguenza non si può dire che esista un tipo di Smart Working, ma piuttosto si parla di molteplici modelli declinabili a seconda delle necessità dell’azienda. Ma come fare a capire quale sia la più adatta alle proprie esigenze? E come impatteranno tali novità sulle persone che lavorano in azienda? Come sottolineato da Peter Knecht di Kinnarps, il cambiamento non è sempre facile né la sua adozione lineare. Si tratta di una trasformazione che si muove a velocità esponenziali: una volta introdotta procederà sempre più velocemente. Ma i dipendenti sono diversi tra di loro per via delle differenti mansioni, età, caratteri e peculiarità fisiche, perciò è importante ripensare gli spazi tenendo conto di tutte queste variabili e trovando il modo per andare incontro a tutti i bisogni. Inevitabilmente, lungo il cammino del cambiamento, si incontreranno degli ostacoli ed è per questo che bisogna impegnarsi per aiutare i dipendenti durante il percorso, investendo tante risorse in termini di tempo ed energie per indirizzare tutti quanti sulla giusta strada. Per far sì che tutti accettino le novità, è necessario tener conto delle diverse modalità di comunicazione da impiegare a seconda delle persone con cui si ha a che fare, perché ciascuna pensa il proprio ufficio e le proprie necessità in maniera differente. Ad esempio, qual è il miglior modo per far apprezzare un ufficio con pochi spazi privati e senza pareti a un dipendente dalla personalità introversa? Per riuscirci è fondamentale che, durante il processo di transizione dalla modalità tradizionale allo Smart Working, nessuno venga trascurato o si senta escluso. Flessibilità e mobilità devono essere visti come valori aggiunti e non come fonte di difficoltà. Le persone chiedono ambienti differenti per svolgere attività diverse ed è compito dell’azienda trovare il modo di redistribuire lo spazio e le attività in modo tale da trovare la giusta risposta a tali esigenze. È stato riscontrato che le aziende che più investono in questo tipo di cambiamento e nel coinvolgere i propri dipendenti ad ogni livello sono considerate tra i migliori posti in cui lavorare e la ricaduta positiva si registra anche sui mercati finanziari.

Dalla teoria alla pratica

Una testimonianza molto interessante e che ha saputo rispondere alle esigente in tutte le aree appena citate è quella di UniCredit che, partendo da un progetto di razionalizzazione delle sue proprietà immobiliari, ha riorganizzato a livello europeo i suoi spazi lavorativi rendendoli, in molti casi, ibridi. Il progetto ha avuto inizio tra il 2011 e il 2012 e ha interessato un totale di 25 città e più di 25.000 dipendenti. Una delle prime domande che UniCredit si è posta è stata se mantenere la propria presenza nel cuore delle città o se spostarsi in luoghi un po’ più decentrati ma maggiormente funzionali. Ne è seguito un lavoro di miglioramento dell’organizzazione interna che si è focalizzato sul consolidamento, sul decentramento delle proprie sedi, sulla loro sostenibilità e su standard qualità elevati. Un esempio su tutti è quello della UniCredit Tower di Milano, che riunisce al suo interno tutti gli uffici della banca, prima localizzati principalmente in zona Cordusio e aree circostanti. Il grattacielo è stato costruito in un’area meno centrale e per anni quasi abbandonata, ma gode di una maggiore funzionalità in termini di collegamenti e infrastrutture e ormai è considerato un nuovo centro della città, dove migliaia di persone si riuniscono e transitano proprio grazie al recupero e alla rinascita dell’intera zona. In altri casi, invece, le vecchie sedi sono state ripensate in termini di Smart Working e di conseguenza adattate al nuovo concept. All’interno degli spazi lavorativi sono state introdotte più aree comuni e miglioramenti alle infrastrutture tecnologiche, a discapito degli uffici singoli che, praticamente, non esistono più. È stato fatto anche un grande lavoro sulla fiducia tra manager, dipendenti e colleghi, che è indispensabile per utilizzare in modo fruttuoso i nuovi spazi e per poter scegliere in libertà e serenità la propria postazione. Lo spostamento, dunque, non è stato soltanto di tipo esterno, ovvero nelle diverse zone della città, ma anche interno, grazie alla riorganizzazione degli ambienti in un’ottica di transizione culturale che cancella la concezione di possesso degli spazi e si posiziona sull’idea di utilizzo degli stessi. Un’altra novità introdotta è quella dell’obbligo per tutti di lavorare da casa o da city hub per un giorno alla settimana. Per quanto riguarda il futuro, UniCredit prevede di estendere la sua rivoluzione interna all’insegna dello Smart Working ad altri 30.000 dipendenti entro il 2018. Oltre agli spazi lavorativi, UniCredit ha voluto aggiornare altre aree di sua proprietà, trasformandole in padiglioni per eventi (es. UniCredit Pavilion a Milano), auditorium multifunzionali e spazi a disposizione dei clienti e dei cittadini. La digitalizzazione è stato un fattore chiave per il cambiamento ed ha permesso anche di sperimentare nuove soluzioni, rendere gli spazi adatti a diversi indirizzi d’uso, ottimizzare la loro gestione e migliorare la user experience. La ricerca, però, non si ferma qui e infatti UniCredit ha in progetto di continuare a lavorare sulla sharing economy, sugli smart building, sull’utilizzo dei big data e sulla diffusione dell’Internet of Things all’interno dei suoi spazi immobiliari.

La regolamentazione in Italia: a che punto siamo?

Se lo Smart Working, per sua natura, permette un’introduzione su misura delle pratiche e delle modalità a disposizione, lo stesso non si può dire per quanto riguarda la sua regolamentazione. Come ben spiegato dall’Avvocato Lorenzo Ceraudo, sebbene molte aziende si siano già mosse in questa direzione, stipulando degli accordi ad hoc con i sindacati, in Italia ancora non abbiamo una legge dedicata all’argomento. Esiste un disegno di legge che, però, sta avanzando molto lentamente, tanto che le aziende sono costrette ad implementare in autonomia delle nuove forme contrattuali. In base all’attuale proposta di regolamentazione, il legislatore concepisce lo Smart Working solamente nell’accezione di flessibilità spaziale e temporale. Nel gennaio del corrente anno il disegno di legge in questione è stato approvato, ma è abbastanza diverso dalla proposta di legge che era stata fatta:

  • Proposta di legge
    • Smart Working inteso principalmente come flessibilità temporale e spaziale, meno in senso gestionale;
    • L’accezione temporale si riferisce a una quantità ridotta di ore lavorative, in virtù dell’elasticità dello Smart Working;
  • Disegno di legge
    • Prevede che ogni aspetto sia specificato per iscritto e che vi sia la possibilità di recesso dallo Smart Working per tornare alla modalità di lavoro tradizionale;
    • Si sta ancora ampiamente discutendo sulla questione della protezione e del trattamento dei dati del lavoratore, in particolare sulla tematica relativa al tracciamento delle attività che svolge, entrando in contrasto con l’intento generale di creare maggiore flessibilità;
    • Quello della sicurezza è un altro punto ancora poco chiaro poiché la flessibilità spaziale rimette in discussione la definizione di luogo di lavoro e le eventuali implicazioni in caso di infortunio. Al momento in Senato si sta discutendo la possibilità di introdurre una modifica per inserimento dell’infortunio ad itinere;
    • Non ci sono problemi per quanto riguarda i giorni e gli orari di lavoro.

Nella prassi, i nodi ancora da sbrogliare sono stati risolti attraverso contratti case-to-case che comunque comportano, in ogni caso, una limitazione della libertà di lavoro e di movimento (ad es. rientrano nei luoghi di lavoro la casa, la sede del cliente e l’ufficio. Non è considerato luogo di lavoro il parco o un altro spazio pubblico da cui, tecnicamente, si potrebbe lavorare). Un altro punto importante è quello che riguarda gli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie mansioni, che devono essere forniti dal datore di lavoro con obbligo di cura da parte del dipendente e non possono essere quelli personali. Il concetto di straordinari, invece, non è contemplato, anche se la flessibilità oraria da contratto è parzialmente virtuale, in quanto deve essere chiarita per iscritto in modo preciso. Dunque, ricapitolando, il disegno di legge ancora in via di discussione non lascia ampi margini di autonomia al lavoratore, ma intende regolare minuziosamente la flessibilità spaziale e temporale che si cerca di introdurre.

Al termine dell’incontro, Kinnarps ha offerto a suoi ospiti un aperitivo in stile scandinavo realizzato da Björk – Swedish Brasserie.

Ringraziamo tutti coloro che hanno partecipato all’interessantissimo seminario, ai relatori che hanno saputo spiegare con grande professionalità i concetti e le novità relative allo Smart Working e il socio Kinnarps per aver promosso e ospitato l’iniziativa.

www.assosvezia.it | Testo e foto di Viola Albertini

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