Due mesi alla rivoluzione digitale!

Parte il 1 gennaio 2019 l’obbligo di fatturazione elettronica tra imprese

E’ da mesi che si susseguono rumors sulla posticipazione dell’obbligo introdotto dalla legge di Bilancio 2018 ma il decreto fiscale associato alla Manovra Finanziaria approvato dal Consiglio dei Ministri il 10 ottobre 2018 ha confermato la partenza dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B e B2C dal 1 gennaio 2019. Analogo obbligo anche per i registratori fiscali ed i corrispettivi generati da attività di ristorazione ed alberghi.

Arriveranno con un bagaglio di know-how e flussi consolidati le imprese già attive per altre tipologie di fatturazione:

• imprese operanti con la Pubblica Amministrazione (da giugno 2014)
• Imprese operanti nei settori dei subappalti (dal 1° Luglio 2018)
• Operazioni Tax Free (dal 1° Settembre 2018)

Rimangono esenti le imprese soggette al regime dei minimi o regimi particolari e le fatture estere.

Uno sguardo al meccanismo

Le fatture cartacee tradizionali o i soli PDF non potranno più essere pagati né registrati in contabilità. La fattura elettronica utilizzerà lo SDI, lo stesso canale di invio ad oggi in uso sia per le PA che per gli operatori che hanno già adeguato i sistemi alle nuove modalità di fatturazione elettronica.

Cos’è la fattura elettronica? Si tratta di un file strutturate secondo un linguaggio standard (definito XML “Tracciato FatturaB2B”), firmata digitalmente da chi le ha emesse/trasmesse e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale. Il formato strutturato è stato definito dall’Agenzia delle Entrate e non consente modifiche.

La firma digitale sulle Fatture garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico. La conservazione digitale a norma, infine, è un processo definito in modo chiaro dal legislatore che, semplificando, prevede l’apposizione di un’ulteriore firma digitale e una marca temporale sull’archivio elettronico delle Fatture, per cristallizzarne il contenuto e custodirlo per i 10 anni previsti dalle leggi italiane in rigoroso formato digitale (liberandosi per sempre di archivi e stampe massive).

Una volta firmata e posizionata sul Sistema di Interscambio, la piattaforma esegue un controllo di conformità ed emette un feedback (positivo o negativo) entro 5 giorni dalla data di posizionamento; il monitoraggio e la conservazione delle notifiche di SdI rappresentano dei passaggi fondamentali nel processo di fatturazione elettronica.

Per le piccole imprese, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il proprio servizio gratuito. Per scaricare la guida cliccare qui.

I vantaggi della fattura elettronica

Obbligo a parte, come ampiamente dimostrato dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano la Fatturazione Elettronica può creare efficienza, snellendo procedure e velocizzando i processi amministrativi. Il solo scambio di fatture elettroniche in formato strutturato può infatti generare benefici economici per le imprese stimabili tra 5,5 e 8,2 € per ogni fattura, con tempi di payback inferiori a un anno.  E se si guarda al processo esteso, l’intero ciclo Ordine-Pagamento, i benefici salgono tra i 25 e i 65 € per ciclo.

I nostri consigli per arrivare alla scadenza senza stress

Faber System, socio di Assosvezia e operatore accreditato AGID, ha ospitato una serata di formazione sul tema il 1 ottobre 2018 elaborando per i soci un set di consigli utili ad arrivare senza troppo stress alla scadenza del 1 gennaio:

• Affidarsi ad un partner che sia in grado di fornire supporto non solo sui servizi core ma anche ancillari, come consulenza legale, organizzativa e sui processi di onboarding dei dati di clienti/fornitori
• Dotarsi di piattaforma che offra solidità, affidabilità, continuità di servizio, anche relativamente alla conservazione sostitutiva
• Scegliere una soluzione che garantisca l’allineamento con aggiornamenti normativi, sempre possibili (vedi 1 luglio 2019)
• Attrezzarsi con un piano organizzativo per adeguare l’operatività degli uffici interni ai nuovi flussi
• Predisporre un programma di implementazioni scalari che garantisca di arrivare con le funzionalità di base per il 1 gennaio 2019 per poi aggiungere funzionalità evolute nel corso del 2019

Innovazione ed efficientamento dei processi

Il 2019 sarà perciò un’opportunità unica per far crescere le aziende e guidarle verso un’importante fase di innovazione ed efficientamento. Coglierla appieno significa impostare un flusso completamente digitalizzato, in cui la fattura nativa digitale viene processata in automatico dai sistemi gestionali e contabili, attraverso workflow approvativi evoluti.

Testo di Faber System